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| 导读 | 企业加速部署基于云的 SaaS 产品可以归因于很多因素 - 全球疫情蔓延、过时的软件和硬件，甚至仅仅是企业数据中心中的简单设备故障。 |
但是很快–如果还没有，你的第一笔账单也将到来。如果你是云服务新手，并且没有适当的 SaaS 成本管理控制措施，那么这份账单可能会令人震惊。
IT 员工可能不会将成本视为问题，而将其视为财务处理的事项，但是 SaaS 账单可能会增长到甚至高级管理人员都注意的程度。最终，IT 部门将不得不解释这些新成本 - 谁、什么、为什么等等。这仅仅只是开始。
大多数云服务是按月计费，这意味着这些成本对话将持续下去。也许你很幸运并且使用量下降，所以你的账单减少。但是，如果你的使用量增加，并且账单也随之增加，那么每个月与高级管理人员的对话会变得更加麻烦。
虽然你可以做一些事情来避免快速或计划外的云迁移，但重要的是要记住最初的影响已经产生。这里无法重新来过，但是，如果你遵循这些 SaaS 成本管理技巧，则可以避免在企业内部触发预算警报。
首先要问的最简单的问题之一是：“我需要这项服务吗?”
这听起来可能是奇怪的开始。但是在危机中，人们会购买或订阅他们并不总是完全了解甚至不需要的东西。这类似于我所谓的“健身房”示例。
你怀着良好的愿望加入健身房，但最后，你前往健身房的次数并没有达到你的期望。那么为什么要继续为此付费呢? 这种挑战通常比技术挑战更具政治意义，但这仍然是你需要进行的对话。
请弄清楚有关服务是否在实际使用中，多少人在使用它。通常的情况是，当云服务仅由少数人使用或对业务成果影响很小时，则没有必要为其支付高昂的代价。
很多企业拥有重叠的工具和服务，因此下一个 SaaS 成本管理技巧与潜在整合有关。如果你确定你真的需要云资源，则需要确定选择哪个云服务。
这是使用 SaaS 云服务的主要问题。这种难题的常见示例是视频会议服务。Zoom、Skype、Google Meet、Amazon Chime、Cisco Webex 和 Microsoft Teams 是最流行的基于 SaaS 的视频会议应用程序。这里的问题不在于每项服务提供的功能或成本; 问题是你可能需要或已经在企业中使用了哪些服务。HR 部门希望使用 Zoom，工程部门想要使用 Teams，会计部门则希望用 Google，这绝对是 IT 的噩梦。
理想情况下，此决定将取决于研究、安全性和合规性需求、功能要求、导入 / 导出功能以及很多其他因素。实际上，你可能会使用已经在使用并已部署的任何服务。
现在，选择多种服务可能无法享受批量折扣，或失去标准化的机会，更不用提支持噩梦。整合服务就像不可能完成的任务。如果你尝试一次全部完成，那么你将面临失败，而且很有可能会以公开的方式出现。没有人想要让用户对 IT 感到生气。
像我们前面的技巧一样，云整合将需要沟通技巧。请花时间了解为什么人们使用特定的服务。与他们一起工作，以使他们接受切换到其他工具的想法。
这不是容易或快速的工作。我们很难让人们放弃可能比他们现有的工具更好用的新工具，但要在这些情况下保持诚实。请说明费用; 没有理由将其隐藏在仅 IT 预算中。人们会明白，过多的账单会对公司和员工产生真正的影响。
尽管这并不完美，而且需要时间，但在移除人们想要的服务时，这可避免 IT 被当作“坏人”。这里不会把责任推卸给别人;IT 只是简单地列出决策的影响，并与用户一起了解该影响。
现在，云服务越多，这个目标就越难实现。请寻找服务冠军。这些人将成为引入新服务的重点。他们将使你从源头开始，并贯穿整个团队。
如果由于使用或部署而无法移除服务，则将重点转移到控制和监视。
新工具和服务可能需要新的监视工具和警报确保适当的服务水平。这些监视服务可能需要付费，不仅针对是工具，还针对不同系统上的代理。那可能不是你想听到的事情，但你不能忽视。这是生态系统的一部分，IT 必须将其视为受支持的系统。
如果要让管理层接受，请查看使用情况。如果可能，请使用该数据来支持你减少使用量的论据，从而最终降低成本。当然，这也可能适得其反。如果所讨论的云服务实际上正在使用中，则可以证明成本合理。那可能不是你想要的答案，但是至少你知道实情。
请记住，这些服务并非出于恶意目的而被不熟。这样做是为了使人们可以继续工作，IT 和管理层应该承认这一点。同时，这些服务需要受到控制，你不能让影子 IT 带来负面影响。
但是你也不能忽略这些服务的积极影响或移除它们的潜在负面影响。IT 部门需要了解 SaaS 资源的方方面面，从最终用户到管理人员再到运营团队和服务台，以及这两者之间的所有人。每个人都参与此过程，IT 部门既要成为流量警察又要成为外交官，才能找到最适合各方的理想中间立场。
